base de datos

COMO MANEJAR ACCESS EN UN BASE DE DATOS 

1.       DEFINICIÓN DE BASES DE DATOS.

Una Base de Datos  es un conjunto de datos y objetos relacionados con un tema o propósito determinado. Ejemplo: una lista de nombres y teléfonos de alumnos, los datos completos de empleados, inventario de productos de un almacén, lista de estudiantes y el resultado de una prueba etc.

2.      TABLA

Una tabla es un objeto que almacena datos en filas y columnas. Las filas se denominan registros y las columnas campos. Los datos almacenados en una tabla se refieren a un tema determinado dentro de la base de datos, por ejemplo, datos personales de los empleados, horas extras trabajadas, datos de sueldos por cargo.

Las tablas son las estructuras fundamentales de un sistema de administración de bases de datos relacional.

Campo: Es el componente de una tabla que contiene un elemento específico de la información. Ejemplo, nombres, apellidos, edad, código, teléfono etc...

Registro: Es un conjunto de datos (campos) acerca de un evento, persona, lugar, o algún otro elemento de una tabla. Ejemplo, los datos de un empleado, los datos de un producto, una transacción bancaria, etc...

Clave principal: Es un campo o conjunto de campos que permiten identificar de manera única un registro. La clave principal no puede contener valores  duplicados, valores nulos o en blanco.

Indice: Son otras claves, además de la principal, las cuales permiten ordenar la tabla por uno o más campos y así obtener mayor rapidez al realizar búsquedas. Por ejemplo  en una tabla tiene como clave principal el campo código alumno, se puede definir como índice al campo Nombre, el cual permite ordenar la tabla por nombres y no por código

Tipos de campos: Pueden existir diferentes tipos de campos de acuerdo a la información que se quiera almacenar, como texto, cantidades monetarias, números, fechas, imágenes, etc. Los tipos de campos son: texto, numérico, fecha y hora, moneda, memo, lógico si/no, objeto OLE, autonumérico.

3.      ADMINISTRADOR DE BASES DE DATOS (DBMS)

Es una herramienta que se utiliza para procesar y almacenar de manera ordenada la información de una base de datos. Entre los administradores más comunes se encuentran Access, VisualFoxPro, Dbase, Clipper, Paradox, Oracle, Sybase e Informix.

4.      COMPONENTES DE UNA BASE DE DATOS (ACCESS)

Los componentes o elementos de una base de datos en Access son: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.

1. PLANEACIÓN Y DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS

El diseño de una base es  de suma importancia pues afectan todas las etapas de desarrollo del sistema, estimando qué se quiere, cómo, con qué, para qué. , la plantación se desarrolla en el papel.

1.1  DETERMINAR EL PROPÓSITO DE LA BASE DE DATOS.

Es establecer el objetivo, él para qué, de la base de datos, es decir el uso que se dará. Ejemplo: mantener actualizada la información quincenal de pagos de empleados, almacenar la información académica de los estudiantes de un colegio, almacenar la información de las ventas de productos de un almacén o distribuidora.

Se debe establecer el tipo de información que se desea consultar. Posteriormente es importante conseguir los documentos que soportan la base.

1.2  DETERMINAR LAS TABLAS NECESARIAS.

Teniendo en cuenta el propósito de la base se debe tener en cuenta la generación de grupos de datos o temas. En las tablas se almacenará toda la información de la base. En el diseño se establecen los datos necesarios para no repetir datos de una misma tabla o datos redundantes.

1.3  DETERMINAR LOS CAMPOS NECESARIOS.

Para determinar los campos de cada tabla se debe pensar con respecto a cada tema, los datos que se desean conocer en determinado momento. En cada tabla se debe establer un campo que identifique a cada registro o Clave principal, ella permite asociar los datos de distintas tablas. Además se debe definir el tipo de campo.

Los aspectos que se deben tener en cuenta para establecer los campos a incluir:

q  Cada campo debe estar directamente relacionado con el tema de la tabla.

q  Un campo debe describir aspectos propios de un tema, de lo contrario pertenece a otra tabla.

q  No debe haber información repetida en dos o más tablas.

q  No se deben incluir datos calculados.

q  Incluir todos los datos que sean necesarios.

q  El campo de clave principal no debe contener valor repetidos o nulos.

1.4  DETERMINAR LAS RELACIONES ENTRE TABLAS.

Después de determinar las distintas tablas de la base y sus respectivos campos se debe establecer por cuales campos se van relacionar para poder consultar información de varias tablas a la vez.

Cuando se relacionan dos tablas los campos deben del mismo tipo, y por lo menos uno de ellos debe ser la clave principal de una de las tablas.

1.      TIPOS DE RELACIONES

1.1    RELACIÓN UNO A UNO

En una relación uno a uno, un registro en la Tabla A puede tener no más de un registro coincidente en la tabla B, y viceversa. Las tablas en relación uno a uno pueden unirse para formar una sola. Es tipo de relación es poco frecuente.

Pueden diseñar tablas con relación uno a uno en casos como préstamos de empleados, deudas de estudiantes

1.2    RELACIÓN UNO VARIOS

Se presenta cuando una tabla  tiene uno o más registros coincidentes en otra tabla.

La Tabla A tiene uno o varios registros coincidentes en la tabla B, y la tabla B solo puede tener un registro coincidente en la tabla A. Es la relación más frecuente.

Ejemplos: Empleados y horas extras; Estudiantes y resultados académicos, Vendedores y ventas

1.3    RELACIÓN VARIOS A VARIOS

Una tabla puede tener varios registros coincidentes o relacionados en la otra tabla y viceversa. Esto se presenta para asociar dos tablas por medio de una tercera,

Ejemplo: La relación entre las tablas estudiantes y asignaturas por medio de la tabla resultados; entre cargos y horas extras por medio de la tabla empleados; entre clientes y vendedores por medio de la tabla ventas.